Решения для производства и рассылки массовой документации

Документы в современном мире

Документы работают там, куда не доходят электронные каналы, где внедрение новых методов не выгодно.

Современный бумажный документ рассматривается как привычный носитель информации и часто содержит зашифрованную идентификационную и цифровую информацию. Широко используются различные методы кодирования, символы и метки, наносимые и считываемые цифровыми устройствами.

Что касается эффективности, - электронные и бумажные документы, и способы работы с ними могут быть одинаково эффективными и неэффективными, в зависимости от стандартов, организаций и квалификации персонала.

Бумажные документы в современных методах коммуникации уже не являются альтернативой электронной доставке информации, а наоборот, эффективно ее дополняют.

Бумажные документы - основное средство коммуникации с частными лицами и мелким бизнесом. Для организаций, напрямую работающих с большим количеством частных лиц, для городских и муниципальных структур, органов государственного и местного управления важно обеспечить прямую коммуникацию с населением. Это должен быть непрерывный информационный канал.

Действительно, любой житель города или региона ежедневно принимает участие в общественной жизни и вступает в отношения с бизнесом: как клиент, заказчик товаров и услуг, как налогоплательщик, потребитель рекламной продукции, абонент, избиратель и т.д. Все эти разнообразные отношения поддерживаются и сопровождаются информационными потоками.

В определенных точках информационной системы потоки электронной информации преобразуются в адресные потоки бумажных документов (и наоборот). Бумажные документы непосредственно или с помощью средств доставки достигают лиц, которым они предназначены, и таким образом, исполняют роль носителя необходимой информации. Такие потоки носителей информации (документации) часто имеют массовый характер.

Производство и рассылка массовой документации

Для экономичной и эффективной рассылки массовой документации используются Комплексы для производства и рассылки массовой документации.

Комплексы для производства и рассылки массовой документации востребованы при печати квитанций, счетов, уведомлений, постановлений, рекламы для прямой (адресной) почтовой рассылки и др.:

  • Сбытовыми и управляющими компаниями в сфере ЖКХ;
  • Операторами местной, внутризоновой, междугородной и международной связи;
  • Телекоммуникационными компаниями с абонентским обслуживанием;
  • Интернет-провайдерами;
  • Инспекциями Федеральной налоговой службы;
  • Пенсионными фондами;
  • Органами ГИБДД;
  • ВУЗами;
  • Банками;
  • Брокерами;
  • Инвестиционными компаниями;
  • Страховыми организациями;
  • Рекламными агентствами;
  • Избирательными комиссиями;
  • Кандидатами в депутаты;
  • Компаниями и организациями с развитой организационно-штатной структурой и большим количеством удаленных подразделений для автоматизации рабочих процессов и бизнес-процедур;
  • Компаниями и организациями с большим количеством поставщиков и/или заказчиков (потребителей) и др.

Широкое использование решений по производству и рассылке массовой документации в России и за рубежом позволили уже сейчас зафиксировать экономическую целесообразность собственного производства персональной рассылки в разных отраслях и ведомствах.

Мы, являясь поставщиками специальных комплексов печати и конвертования, располагаем различными вариантами комплексов в зависимости от объема предполагаемых документов к рассылке по РФ, в каждом отдельно взятом регионе РФ, районе субъекта РФ, городе.

Состав решения

Оборудование комплексов может масштабироваться под различные объемы отправлений и задачи, в том числе специфические. Комплексы печати и конвертования позволяют справиться с возможными «пиковыми» нагрузками по рассылке массовой документации, а также имеют необходимый запас производительности для стабильной работы и гарантированного выполнения поставленных сроков.

Комплексы для производства и рассылки массовой документации состоят из отдельных участков, на каждом из которых выполняется собственный блок операций, и программного обеспечения, совокупность и функциональность которого можно объединить под понятием Управляющая информационная система. Схема организации производства массовой документации приведена на рисунке.

1. Управляющая информационная система

Основой технологического комплекса печати и рассылки персонализированных документов является Управляющая Информационная Система (УИС), выполняющая следующие функции:

  • Первичная обработка массива данных
  • Управление печатью заданий
  • Управление конвертованием заданий
  • Контроль прохождения в производственном цикле каждого отправления
  • Учет готовой продукции и регистрация отбракованных документов
  • Формирование заданий для допечатки
  • Формирование и печать почтовой сопроводительной документации
  • Индивидуальный поиск отправлений по заданным критериям с возможностью повторной печати

Обработка данных, формирование заданий на печать, печать и конвертование могут производиться отдельно на разных системах без единого управления и обратной связи. Однако в этом случае возможно появление ошибок, поскольку отсутствует управляющая система комплекса, которая бы производила учет готовых и отбракованных отправлений. Использование УИС решает эту проблему.

По сути УИС является "стержнем", связывающим в один непрерывный процесс этапы подготовки и обработки данных, печати, конвертования документов, сбора статистики и т.д. Все перечисленное, позволяет успешно решать задачу гарантированно верного вложения документов адресатам.

Работу УИС можно представить в виде нескольких этапов:

  1. Прием, проверка и подготовка входных данных. Управляющей системой (УС) проверяется целостность и формат поступающих данных, определяется количество строк (документов) в каждом задании и контролируются все процессы подготовки, печати и управления.
  2. Разработка электронных шаблонов документов. Электронный шаблон документа позволяет конструировать документы «на лету», разгружая сеть и контроллер принтера за счет передачи не потока документов, а потока переменных данных. В каждый документ встраивается штрих-код для автоматического формирования заданий на допечатку / перепечатку. В состав комплексов включается разработанный электронный шаблон документации для адресатов, в котором определяются поля для заполнения переменной информацией (например, данные потребителя, тарифы, расчеты суммы оплаты и т.д). Шаблон может меняться под новые задачи. Для этого существует отдельное программное приложение.
  3. Распределение зарегистрированных заданий. Распределение поступивших печатных заданий на имеющиеся системы печати. IT специалист / оператор может формировать папки заданий, привязанные к конкретному принтеру; отключать принтеры от системы в случае ремонта; переводить задания на резервный принтер, в случае остановки действующего.
  4. Сохранение текущих заданий в оперативный архив. Все задания сохраняются в оперативном архиве для целей допечатки и перепечатки. После окончания цикла архив очищается

2. Участок печати

1) Печать зарегистрированных заданий. В ходе процесса печати осуществляется постоянный мониторинг готовой продукции. При необходимости возможна допечатка или перепечатка части производимого задания. После завершения печати задания, УИС сигнализирует о готовности задания к процессу конвертования (упаковки).

2) Допечатка (система «Гарантированной доставки»). Началом процесса допечатки является автоматически сформированное УИС задание, полученное после обработки отчета результатов конвертования. Допечатка осуществляется аналогично процессу печати и завершается также по сигналу УИС.

Печать осуществляется на печатной системе (печатном устройстве). Выбор печатного устройства зависит от необходимой скорости печати, производительности (месячный объем печати), разрешения печати, формата бумаги, её плотности, необходимости подачи бумаги из различных устройств снабжения бумаги и др. факторов.

Следует отметить, что на практике реальная скорость печати различных заданий всегда отличается от заявленной и падает с ростом сложности задания. Наиболее показательным примером может служить печать многостраничного документа или множества различных одностраничных. При этом скорость печати офисных принтеров и копиров/принтеров падает в несколько раз по сравнению с заявленной. Это допустимо в офисной среде, когда пользователь отправляет задание на печать время от времени, но недопустимо при промышленной печати, когда подобное замедление может привести к перерывам в сервисе или к остановке технологического процесса.

Классическими примерами задач промышленной печати как части производственного процесса являются счета, персонифицированные рассылочные документы и другая печатная продукция, в которой каждая страница является уникальной, т.е. речь не идет о простом тиражировании.

Благодаря контроллерам и специализированному программному обеспечению, обеспечивается практически 100%-ная производительность печатной системы по отношению к заявленной номинальной скорости печати при самых сложных видах заданий.

Печатная система может обладать целым набором уникальных функций и возможностей, которые могут быть востребованы и использованы в большей или меньшей степени в зависимости от области применения системы. Как показывает практика, в условиях промышленной печати большинство из них всегда значительно облегчают задачу работающего с ним персонала и экономят дорогостоящее время пользователя:

  • создание и управление очередями печати, возможность создания нескольких очередей с различными параметрами печати (simplex/duplex, заданный тип материала для печати, настройки финишера и т.д.).
  • контроль стадии выполнения задания, контроль корректности выполнения.  Принтер начинает печатать еще до того, как завершено растрирование всего задания, т.е. печать и растровая обработка происходят параллельно.
  • администрирование очередей, установление приоритетов для каждой очереди, возможность настройки параметров печати для различных очередей.
  • ведение статистического «журнала» с полной детализацией по каждому заданию, что гарантирует целостность печатаемой информации (ни один счет не будет потерян или пропущен).
  • возможность установки/изменения параметров печати для каждого задания, поступившего на печать, т.е. изменения «в последнюю минуту» без обращения к приложению, в котором был создан оригинальный файл (задание).
  • возможность установки параметров печати не только на уровне всего задания, но и на уровне отдельных страниц (simplex/duplex, заданный тип материала для печати, ориентация бумаги, сдвиг изображения, и т.д.).
  • встроенный жесткий диск, а также дополнительные устройства (как встроенные, так и внешние) позволяют хранить задания в готовом для печати виде сколь угодно долго, что дает возможность в любой момент произвести допечатку того или иного задания, или отдельных страниц, или заданной последовательности страниц без «перерастрирования».
  • возможность управления и настройки качества изображения с учетом специальных требований (разрешение, контрастность).

Как уже говорилось выше, основной упор при промышленной печати делается на печать приложений с переменными данными. Важное значение при решении таких задач имеет технология организации процесса печати. Для оптимизации процесса печати переменных данных существует специальное программное обеспечение (ПО) и его пакеты.

Специальное ПО обеспечивает унификацию процедуры подготовки документов с переменным содержанием. Формирование документов осуществляется непосредственно на стадии их печати. Поддерживается создание документов по различным сценариям с прямым использованием данных из следующих источников:

  • Корпоративные и общие базы данных;
  • Системы управления содержанием;
  • CRM-системы;
  • Биллинговые системы;
  • Модули вывода отчетности;
  • Электронные архивы.

Подготовка шаблонов документов может осуществляться различными способами - от дизайна до программирования. Это позволяет получать гибкие формы для пакетов документов и обеспечивать маршрутизацию на последующих этапах.

Новые программные инструменты, работающие на основе специального ПО, расширяют возможности сервиса и области его применения.

Например, существуют программные продукты, которые позволяют полностью автоматизировать подготовку и производство персонализированных рассылок. Они отлично подходят для предприятий с развитой организационно-штатной структурой и большим количеством удаленных подразделений. В документах возможно профессиональное применение цвета, штриховых кодов и машиночитаемых маркировок. Программа импортирует структурированные данные напрямую из корпоративной информационной системы (КИС) и умеет управлять системами цифровой печати и конвертовальным оборудованием. При этом целостность каждого почтового отправления и всех вложений в рассылке гарантируется. Более того, ПО, используя установленные образцы, подготовит комплект документации, сопровождающей рассылку - для почтовой или курьерской службы.

Ещё один программный пакет включает средства генерации оперативной и статистической отчетности. Такой набор программных средств нацелен на упрощение и стандартизацию операционной отчетности. Это программное обеспечение автоматизирует рутинные операции по регулярному созданию комплектов обязательных отчетных документов. Программный пакет обеспечивает повышение прозрачности выполнения деловых процедур, позволяя создавать формы современных документов, соответствующих всем действующим нормам и правилам. Печать из унаследованных приложений также теперь не является проблемой. Другие полезные качества пакета – это компиляция информации из разных источников и маршрутизация заданий. Несмотря на то, что специальное ПО для комплексов по производству и рассылки массовой документации является профессиональным сервисом, для него разработаны и достаточно простые и легкие в освоении инструменты, которые предназначены для отделов маркетинга и продаж, а также для отделов кадров крупных организаций. Основное достоинство этих программных продуктов - простота использования.

Ваши сотрудники, обладающие базовыми навыками работы в Microsoft Office, теперь могут создавать широкий спектр персонализированных документов профессионального качества: информационные бюллетени, поздравительные открытки, коммерческие предложения, индивидуальные каталоги, бейджи, приглашения, и многое другое. Благодаря этим возможностям отдача от маркетинговых акций, семинаров, опросов и выставок может существенно вырасти без увеличения расходов.

Серверная часть ПО устанавливается на контроллерах серверов печати. Клиентская часть устанавливается на персональных компьютерах программистов, разрабатывающих электронные формы документов.

Переменные данные могут представлять поток «неформатированных» данных (например, ASCII), которые автоматически подставляются в определенные поля электронной формы. За счет этого на порядок уменьшается сетевой трафик. Информация о представлении переменных данных (тип и размер шрифтов, позиционирование на листе и т.д.) уже «заложена» в электронной форме. Поэтому для изменения внешнего вида документа достаточно внести изменения в электронную форму.

В целом, технология печати переменных данных обладает следующими преимуществами как с точки зрения гибкости и функциональности, так и с точки зрения производительности:

  • возможность создавать сложные динамические формы документов;
  • снижение нагрузки на сетевые ресурсы за счет передачи и приема «неформатированных» данных;
  • исключение необходимости доработки рабочих приложений при интеграции принтеров;
  • возможность легкого изменения вида типовых документов без дополнительных настроек в рабочих приложениях;

3. Участок конвертования (упаковки)

1) Конвертование отпечатанных заданий. Конвертование осуществляется после завершения процесса печати задания на конвертовальном оборудовании технологического комплекса. В процессе конвертования формируется отчет о производстве каждого отправления в составе поступившего задания. В случае брака, документ (все листы) или конверт изымается из машины, его штрих-код отмечается в базе данных УИС.

2) Формирование входных данных на допечатку. После завершения процесса конвертования и формирования отчета о прохождении всего задания осуществляется проверка целостности готовой продукции. Оператор с помощью ручного сканера УИС считывает через прозрачное окно конверта штрих-коды отправлений и отправляет в УИС запрос на поиск документов. УИС находит данные для отправлений в оперативном архиве заданий и формирует задание на допечатку.

В результате такой проверки УИС формирует задание, включая отправления, которые по различным причинам не были успешно изготовлены. Задание УИС на допечатку подается в автоматическом режиме.

3) Формирование пакета сопроводительной документации для готовой продукции. По итогам проведения сравнительного анализа отчета об успешно изготовленных отправлениях и исходного задания происходит формирование сопроводительной почтовой документации.

Подготовленный персонализированный документ снабжается штрих-кодом для автоматизированного вложения в конверт на конвертовальной системе.

Конвертовальная система имеет модульную архитектуру, которая легко модифицируется согласно требованиям для выполнения конкретных объемов работы.

Модульная конструкция позволяет собрать конвертовальную систему в конфигурации, максимально отвечающей требованиям Заказчика.

В зависимости от конфигурации конвертовальная система обеспечивает подачу, подборку и фальцовку различных видов основного документа, а также подачу нескольких дополнительных вложений.

Основные потребительские характеристики комплексов печати и конвертования:

  • Высокая производительность, промышленные системы печати и конвертования гарантировано обеспечивают требуемый объем рассылки в поставленные сроки.
  • Выполнение всех поставленных по печати задач с запасом по ресурсу на рост и перспективные задачи.
  • Низкая себестоимость, благодаря автоматизации процессов печати и конвертования, исключения монотонного ручного труда и минимизации персонала.
  • Минимизация затрат на производство документов и сокращение потерь бумаги при их изготовлении и тиражировании.
  • Повышение производительности отдела, занимающегося оперативным производством документов, необходимых при работе с заказчиками.
  • Сокращение временных затрат на производство документов.
  • Значительное снижение доли непроизводительного ручного труда при производстве законченной продукции.
  • Организация безошибочного рабочего процесса по производству документации.
  • Возможность интегрирования печатающей системы в любую компьютерную среду.
  • Полный контроль за производством рассылки и обеспечение сохранности персональных данных.
  • Оперативное развертывание комплекса и быстрые результаты.
  • Сокращение времени на обслуживание системы и настройку для работы с новыми формами документов.
  • Организация оперативного производства печатной продукции, как при малых, так и средних тиражах. Гарантированная работа при пиковых нагрузках.
  • Широкие возможности по модернизации и тиражированию решений.
  • Возможность дополнительного коммерческого использования решения, служащего для производства профильной документации.
  • Простота эксплуатации и обслуживания.