Xerox DocuShare

Платформа Xerox DocuShare – это многопользовательская web-ориентированная система, обладающая широким спектром возможностей по управлению корпоративными документами и web-контентом. Платформа включает в себя технологии по управлению электронными документами (Electronic Document Management Systems) и процессами (Workflow-технологии), и различные Web-технологии, используемые для публикации в сети данных разного типа и поддержки ряда Web-сервисов.

Работа пользователей с Xerox DocuShare может осуществляться как через браузер (например, MS Internet Explorer, Netscaspe, Opera и др.), так и через клиентские приложения, интегрированные в MS Windows Explorer и MS Outlook.

Система Xerox DocuShare чрезвычайно проста в использовании, установке, настройке и администрировании. Система обеспечивает максимально простую процедуру установки и настройки серверной части и клиентских рабочих мест.

Функциональные возможности Xerox DocuShare охватывают несколько направлений, основными из которых являются:

  1. Управление хранением данных и документов
  2. Управление web-контентом
  3. Управление доступом для защиты данных
  4. Командная работа (Collaboration)
  5. Управление потоками работ и процессами (Workflow)
  6. Интеграция в корпоративную информационную среду
  7. Сканирование и визуализация (Imaging)
  8. Функции поиска документов и данных

Далее приводится краткое описание функциональности системы в рамках каждого из перечисленных направлений.

1. Управление хранением данных и документов

В системе Xerox DocuShare реализован полный набор средств организации хранения и управления документами:

  1. Система обеспечивает возможность хранения файлов документов любых форматов. Система позволяет назначать приложения для работы с файлом каждого формата.
  2. Система содержит развитые средства управления правами доступа пользователей к хранящимся в ней данным.
  3. Для каждого документа в системе хранится связанная с ним атрибутивная информация (так называемая «карточка документа»). Администратору системы предоставляется возможность модификации существующих и создания новых видов карточек документов.
  4. Система обеспечивает возможность ввода документов из файловой системы, со сканирующих устройств, а так же из электронной почтовой системы. Во всех случаях возможно автоматизированное создание карточек документов.
  5. Система обеспечивает возможность хранения версий документов. Допустимое количество версий может быть задано администратором системы явным образом.
  6. Система обеспечивает возможность контроля изменений любых объектов системы, в том числе документов и папок, и оповещения заинтересованных пользователей.
  7. Система имеет функции блокировки документов на время работы с ними пользователя системы. Это обеспечивает согласованность хранящихся данных, а так же возможность автономной (off-line) работы с документами.
  8. Система интегрирована с офисными приложениями MS Office. Это позволяет непосредственно из интерфейса офисных приложений открывать и модифицировать документы, хранящиеся в системе, а так же создавать новые документы и размещать их в системе с автоматическим созданием их карточек.
  9. Дополнительные модули DocuShare Archive Module и DocuShare High-Capacity Kit позволяют масштабировать систему с целью расширений возможностей по хранению больших объемов данных и создания электронного архива.
  10. Для оптимизации стоимости хранения документов в составе системы предусмотрены настраиваемые средства управления хранением документов на различных носителях информации (дисковые системы хранения, магнитооптические библиотеки, библиотеки накопителей на магнитных лентах и других).

2. Управление web-контентом

Система Xerox DocuShare обладает широким набором инструментов для редактирования, управления и публикации информации в интернет и интранет, что позволяет размещать необходимые данные в корпоративной сети или на внешнем web-сайте.

Система может быть использована как в качестве основы для построения корпоративного web-портала, так и интегрироваться с уже существующим web сайтом или порталом. Все функции пользователей и администраторов системы доступны через web-интерфейс. Любые объекты системы могут быть адресованы посредством уникального URL.

Система предоставляет возможность просмотра документов без использования внешних приложений с помощью встроенных в систему средств конвертирования в HTML большинства популярных форматов (MS Office, PDF, и т.д.).

3. Управление доступом для защиты данных

Платформа позволяет персонифицировать доступ, определяя права отдельных пользователей или их групп, а также статус выделенной части данных. В системе реализуется ролевое распределение прав доступа к данным и прикладной функциональности информационной системы.

Пользователи могут работать с системой как в гостевом режиме, так и в режиме зарегистрированного пользователя. В гостевом режиме пользователю предоставляется возможность просматривать информацию и пользоваться услугами и сервисами, открытыми для общего доступа.

Для регистрации пользователей в системе может использоваться интеграция с MS Active Directory или LDAP.

Возможность создания групп может предоставляться конечным пользователям, что позволяет быстро организовывать командную работу с документами в рамках новых проектов без обращения к администратору системы.

4. Командная работа (Collaboration)

Платформа обеспечивает возможность совместной работы с документами, календарями, рабочими пространствами. Поддерживается возможность назначения задач для пользователей системы, размещения заявок на выполнение различных работ, управления списками заданий. Существует встроенная поддержка форумов для организации дискуссий. Пользователи имеют возможность настраивать и получать автоматические уведомления об изменениях, вносимых в документы и данные системы другими пользователями. Можно осуществлять групповую рассылку информации пользователям системы. Модуль DocuShare Interact позволяет расширить функциональность среды для командной работы.

5. Управление потоками работ и процессами

В систему входит Workflow модуль, позволяющий осуществлять комплексную маршрутизацию данных между участниками рабочего процесса. В базовой конфигурации Xerox DocuShare имеет все необходимое для поддержки основной маршрутизации и может быть легко расширена для поддержки более сложных бизнес-процессов с помощью дополнительного модуля DocuShare Enterprise Workflow.

6. Интеграция в корпоративную информационную среду

Платформа обладает развитыми механизмами интеграции как на уровне обмена данными через файлы экспорта/импорта хранимых данных и документов, так и с использованием программного API-интерфейса для связывания с Xerox DocuShare существующих в организации информационных систем. Модуль Enterprise Database Connector позволяет осуществлять интеграцию хранилища данных Xerox DocuShare с используемыми в организации СУБД MS SQL или Oracle. Модуль DocuShare E-mail Agent позволяет интегрировать Xerox DocuShare с любой почтовой системой. Пакет DocuShare SDK позволяет осуществлять разработку дополнительных необходимых компонент, удовлетворяющих специфическим нуждам компании.

7. Сканирование и визуализация (Imaging)

Для публикации документов в сети, создания электронных хранилищ и архивов необходимо преобразование бумажных документов в цифровой формат. Xerox DocuShare позволяет осуществлять прямое сканирование в систему, при этом в целях обеспечения информационной безопасности возможна защищённая передача и кодирование изображений. Поддерживается возможность прямого сканирования в систему (в том числе и потокового) при использовании оборудования Xerox.

Система интегрируется с программными средствами автоматического распознавания текстов документов (как с использованием последующей верификации, так и без неё), с возможностью сохранения форматирования исходного документа.

8. Функции поиска документов и данных

Возможность быстрого поиска документов и данных является критически важной функцией любой эффективной информационной системы. В Xerox DocuShare используется встроенная система индексации и поиска документов Verity K2, имеющая на рынке лучшие показатели производительности.

Система обеспечивает возможность поиска по всему объёму хранящихся в ней данных. Поддерживается возможность как атрибутивного, так и полнотекстового поиска. Пользователи могут сохранять и повторно применять параметры поиска. Поддерживается возможность поиска как на локальном сервере DocuShare, так и на массиве серверов, объединённых в единую систему, независимо от их территориального расположения, с точным указанием области поиска.

На базе платформы Xerox DocuShare реализовано более 4200 решений в 80 странах мира. По исследованиям InfoWorld Media Group (San Francisco), платформа Xerox DocuShare является лучшей платформой Document Management 2006 года. По обзору аналитической компании DocuLabs, Xerox DocuShare в настоящее время является наиболее удобной, простой в использовании, настройке и поддержке системой для корпоративного управления и хранения информации.

Ниже приведены некоторые примеры использования Xerox DocuShare в ряде образовательных учреждений различных стран:

  • Kentucky Community and Technical Colleges System
  • RMIT University
  • Stanford University
  • State University of New York
  • UBC School of Commerce & Business
  • University of Louisville
  • University of Missouri
  • California Commission on Teacher Credentialing (CCTC) - Collaborative Review
  • Tulane University
  • University of Maryland
  • Steuer-Fachschule Dr. Endriss
  • Каунасский Технологический Университет

Последние годы платформа Xerox DocuShare успешно внедряется и в Российский учебных заведениях.