Xerox DocuShare
Платформа Xerox DocuShare – это многопользовательская web-ориентированная система, обладающая широким спектром возможностей по управлению корпоративными документами и web-контентом. Платформа включает в себя технологии по управлению электронными документами (Electronic Document Management Systems) и процессами (Workflow-технологии), и различные Web-технологии, используемые для публикации в сети данных разного типа и поддержки ряда Web-сервисов.
Работа пользователей с Xerox DocuShare может осуществляться как через браузер (например, MS Internet Explorer, Netscaspe, Opera и др.), так и через клиентские приложения, интегрированные в MS Windows Explorer и MS Outlook.
Система Xerox DocuShare чрезвычайно проста в использовании, установке, настройке и администрировании. Система обеспечивает максимально простую процедуру установки и настройки серверной части и клиентских рабочих мест.
Функциональные возможности Xerox DocuShare охватывают несколько направлений, основными из которых являются:
- Управление хранением данных и документов
- Управление web-контентом
- Управление доступом для защиты данных
- Командная работа (Collaboration)
- Управление потоками работ и процессами (Workflow)
- Интеграция в корпоративную информационную среду
- Сканирование и визуализация (Imaging)
- Функции поиска документов и данных
Далее приводится краткое описание функциональности системы в рамках каждого из перечисленных направлений.
1. Управление хранением данных и документов
В системе Xerox DocuShare реализован полный набор средств организации хранения и управления документами:
- Система обеспечивает возможность хранения файлов документов любых форматов. Система позволяет назначать приложения для работы с файлом каждого формата.
- Система содержит развитые средства управления правами доступа пользователей к хранящимся в ней данным.
- Для каждого документа в системе хранится связанная с ним атрибутивная информация (так называемая «карточка документа»). Администратору системы предоставляется возможность модификации существующих и создания новых видов карточек документов.
- Система обеспечивает возможность ввода документов из файловой системы, со сканирующих устройств, а так же из электронной почтовой системы. Во всех случаях возможно автоматизированное создание карточек документов.
- Система обеспечивает возможность хранения версий документов. Допустимое количество версий может быть задано администратором системы явным образом.
- Система обеспечивает возможность контроля изменений любых объектов системы, в том числе документов и папок, и оповещения заинтересованных пользователей.
- Система имеет функции блокировки документов на время работы с ними пользователя системы. Это обеспечивает согласованность хранящихся данных, а так же возможность автономной (off-line) работы с документами.
- Система интегрирована с офисными приложениями MS Office. Это позволяет непосредственно из интерфейса офисных приложений открывать и модифицировать документы, хранящиеся в системе, а так же создавать новые документы и размещать их в системе с автоматическим созданием их карточек.
- Дополнительные модули DocuShare Archive Module и DocuShare High-Capacity Kit позволяют масштабировать систему с целью расширений возможностей по хранению больших объемов данных и создания электронного архива.
- Для оптимизации стоимости хранения документов в составе системы предусмотрены настраиваемые средства управления хранением документов на различных носителях информации (дисковые системы хранения, магнитооптические библиотеки, библиотеки накопителей на магнитных лентах и других).
2. Управление web-контентом
Система Xerox DocuShare обладает широким набором инструментов для редактирования, управления и публикации информации в интернет и интранет, что позволяет размещать необходимые данные в корпоративной сети или на внешнем web-сайте.
Система может быть использована как в качестве основы для построения корпоративного web-портала, так и интегрироваться с уже существующим web сайтом или порталом. Все функции пользователей и администраторов системы доступны через web-интерфейс. Любые объекты системы могут быть адресованы посредством уникального URL.
Система предоставляет возможность просмотра документов без использования внешних приложений с помощью встроенных в систему средств конвертирования в HTML большинства популярных форматов (MS Office, PDF, и т.д.).
3. Управление доступом для защиты данных
Платформа позволяет персонифицировать доступ, определяя права отдельных пользователей или их групп, а также статус выделенной части данных. В системе реализуется ролевое распределение прав доступа к данным и прикладной функциональности информационной системы.
Пользователи могут работать с системой как в гостевом режиме, так и в режиме зарегистрированного пользователя. В гостевом режиме пользователю предоставляется возможность просматривать информацию и пользоваться услугами и сервисами, открытыми для общего доступа.
Для регистрации пользователей в системе может использоваться интеграция с MS Active Directory или LDAP.
Возможность создания групп может предоставляться конечным пользователям, что позволяет быстро организовывать командную работу с документами в рамках новых проектов без обращения к администратору системы.
4. Командная работа (Collaboration)
Платформа обеспечивает возможность совместной работы с документами, календарями, рабочими пространствами. Поддерживается возможность назначения задач для пользователей системы, размещения заявок на выполнение различных работ, управления списками заданий. Существует встроенная поддержка форумов для организации дискуссий. Пользователи имеют возможность настраивать и получать автоматические уведомления об изменениях, вносимых в документы и данные системы другими пользователями. Можно осуществлять групповую рассылку информации пользователям системы. Модуль DocuShare Interact позволяет расширить функциональность среды для командной работы.
5. Управление потоками работ и процессами
В систему входит Workflow модуль, позволяющий осуществлять комплексную маршрутизацию данных между участниками рабочего процесса. В базовой конфигурации Xerox DocuShare имеет все необходимое для поддержки основной маршрутизации и может быть легко расширена для поддержки более сложных бизнес-процессов с помощью дополнительного модуля DocuShare Enterprise Workflow.
6. Интеграция в корпоративную информационную среду
Платформа обладает развитыми механизмами интеграции как на уровне обмена данными через файлы экспорта/импорта хранимых данных и документов, так и с использованием программного API-интерфейса для связывания с Xerox DocuShare существующих в организации информационных систем. Модуль Enterprise Database Connector позволяет осуществлять интеграцию хранилища данных Xerox DocuShare с используемыми в организации СУБД MS SQL или Oracle. Модуль DocuShare E-mail Agent позволяет интегрировать Xerox DocuShare с любой почтовой системой. Пакет DocuShare SDK позволяет осуществлять разработку дополнительных необходимых компонент, удовлетворяющих специфическим нуждам компании.
7. Сканирование и визуализация (Imaging)
Для публикации документов в сети, создания электронных хранилищ и архивов необходимо преобразование бумажных документов в цифровой формат. Xerox DocuShare позволяет осуществлять прямое сканирование в систему, при этом в целях обеспечения информационной безопасности возможна защищённая передача и кодирование изображений. Поддерживается возможность прямого сканирования в систему (в том числе и потокового) при использовании оборудования Xerox.
Система интегрируется с программными средствами автоматического распознавания текстов документов (как с использованием последующей верификации, так и без неё), с возможностью сохранения форматирования исходного документа.
8. Функции поиска документов и данных
Возможность быстрого поиска документов и данных является критически важной функцией любой эффективной информационной системы. В Xerox DocuShare используется встроенная система индексации и поиска документов Verity K2, имеющая на рынке лучшие показатели производительности.
Система обеспечивает возможность поиска по всему объёму хранящихся в ней данных. Поддерживается возможность как атрибутивного, так и полнотекстового поиска. Пользователи могут сохранять и повторно применять параметры поиска. Поддерживается возможность поиска как на локальном сервере DocuShare, так и на массиве серверов, объединённых в единую систему, независимо от их территориального расположения, с точным указанием области поиска.
На базе платформы Xerox DocuShare реализовано более 4200 решений в 80 странах мира. По исследованиям InfoWorld Media Group (San Francisco), платформа Xerox DocuShare является лучшей платформой Document Management 2006 года. По обзору аналитической компании DocuLabs, Xerox DocuShare в настоящее время является наиболее удобной, простой в использовании, настройке и поддержке системой для корпоративного управления и хранения информации.
Ниже приведены некоторые примеры использования Xerox DocuShare в ряде образовательных учреждений различных стран:
- Kentucky Community and Technical Colleges System
- RMIT University
- Stanford University
- State University of New York
- UBC School of Commerce & Business
- University of Louisville
- University of Missouri
- California Commission on Teacher Credentialing (CCTC) - Collaborative Review
- Tulane University
- University of Maryland
- Steuer-Fachschule Dr. Endriss
- Каунасский Технологический Университет
Последние годы платформа Xerox DocuShare успешно внедряется и в Российский учебных заведениях.